文書の保管・保存は"探しやすさ"が基本。その決め手となるのがファイルの表題による分類である。
なかでももっともポピュラーでよく使われるのが「カナ文字分類」。まず表題名の第1音をアカサタナ...の行別にし、それをアイウエオ...に音別、さらに細分化したい場合は表題の第2音で区分けする。（図18）

図18　カナ文字分類